Hochzeitseinladungen versenden – Was muss drauf stehen?

Eine wichtige Frage in Bezug auf die Hochzeitsplanung ist, wann die Einladungen für die geplante Hochzeit verschickt werden sollen und welche Informationen eure Gäste benötigen – besonders die, die von weit her kommen.

Save-the-Date: Der richtige Zeitpunkt zum Verschicken

Hochzeitseinladungen sollten in der Regel möglichst sechs bis spätestens drei Monate vor der Hochzeit rausgeschickt werden. Die Anzahl der Gäste ist entscheidend für die Planung eurer Hochzeitsfeier und sollte daher möglichst früh feststehen. Vermerkt daher auf der Einladung unbedingt eine Antwortfrist: bis wann braucht ihr von euren Gästen spätestens eine Rückmeldung.

Tipp: Alternativ besteht die Möglichkeit sogenannter „Save-the-Date“-Einladungen, die zunächst ausschließlich die Einladung aussprechen und das feststehende Hochzeitsdatum verkünden.

„Save-the-Date“-Einladungen verkünden zunächst nur das Datum der Hochzeitsfeier

Diese Vorab-Einladungen werden in der Regel 1 Jahr bis 6 Monate vor Stattfinden der Hochzeitsfeier verschickt. Auf diese Weise kann sich jeder euren Hochzeitstag schon mal im Terminkalender vermerken.

Im zweiten Anlauf werden dann detaillierte Einladungen verschickt, die Informationen über An- und Abreisebedingungen, Unterkünfte, Geschenkvorstellungen, das Hochzeitsessen und ein eventuelles Hochzeitsmotto mitteilen.

Entscheidet selbst, wie ihr es handhaben möchtet – ihr kennt euch und eure Gäste am besten und wisst, wie weit im Voraus die Planung erfolgen sollte.

Anreise & Unterkunft

Gäste, die von weit her kommen, müssen eventuell Urlaub beantragen, da für sie potenziell eine längere An- und Abreise bevorsteht. Auch gilt es, die Frage der Übernachtung zu klären: Welche Hotels liegen in unmittelbarer Nähe des Veranstaltungsortes oder bietet die Hochzeitslocation sogar Übernachtungsmöglichkeiten an? Besteht die Möglichkeit, ein Ferienhaus für mehrere Personen zu buchen? Können einige der Gäste bei Familienmitgliedern oder Freunden unterkommen?

In manchen Fällen kommt das Brautpaar anteilig für An- und Abreise oder Übernachtungskosten auf, besonders wenn die Hochzeitsfeier im Ausland stattfindet. Gegebenenfalls kommen dabei zusätzliche Kosten für Visa und ähnliches auf die Gäste zu. Kommunikation ist hierbei das A und O: Wenn ihr euer für die Hochzeit zur Verfügung stehendes Budget festlegt, entscheidet dabei auch, ob ihr euren Gästen bezüglich dieser Kosten entgegenkommen könnt.

Ein Zeitfenster für eure Gäste ist wichtig, da auch sie passende Kleidung sowie ein Hochzeitsgeschenk besorgen werden.

Hochzeitsgeschenk & Dresscode

Ein größeres Zeitfenster für eure Gäste ist außerdem wichtig, da auch sie passende Kleidung sowie ein Hochzeitsgeschenk besorgen werden. Vermerkt am besten auf den Hochzeitseinladungen, wie ihr die Sache mit den Geschenken handhabt: Habt ihr konkrete Wünsche, wollt ihr euch überraschen lassen oder stellt ihr eine Spardose auf den Geschenketisch?

Plant ihr außerdem eine Motto-Hochzeit oder legt einen speziellen Dresscode fest, lasst das auch eure Gäste frühzeitig wissen, damit ihnen genug Zeit bleibt, ein angemessenes Outfit zu besorgen!

Besonderheiten beim Hochzeitsessen

Viele Gäste erfahren außerdem gern bereits im Vorfeld, was auf sie beim Essen zukommt – besonders, wenn eventuelle Allergien oder Unverträglichkeiten vorliegen!

Informiert eure Gäste daher bestenfalls im Zuge der Einladungen über den Ablauf des Hochzeitsessens oder legt den Einladungen bereits ein Hochzeitsmenü bei. Bittet auch um Rückmeldung, ob auf bestimmte Dinge geachtet werden soll. Schließlich wollt ihr nicht, dass es am Tag der Hochzeitsfeier zu unvorhergesehenen Problemen wie allergischen Reaktionen kommt. Dem vorbeugen könnt ihr außerdem, indem ihr bei einem Hochzeitsbuffet beispielsweise die Inhaltsstoffe des jeweiligen Gerichts detailliert und für alle gut lesbar daneben auf einem Kärtchen auflistet.

Würdet ihr euch über eine liebevoll gestaltete, persönliche Hochzeitseinladung im Briefkasten freuen?

Einladungen: analog oder digital?

Bestimmt habt ihr euch schon gefragt, ob in Zeiten der Digitalisierung Einladungen auf Papier noch zeitgemäß sind. Fragt euch selbst: Würdet ihr euch über eine liebevoll gestaltete, persönliche Hochzeitseinladung im Briefkasten freuen? Wenn die Antwort darauf „Ja“ ist, habt ihr die Antwort auf eure Frage gefunden!

Tipp: Ihr benötigt nicht nur Einladungs- sondern auch Tischkärtchen? Gebt alles zusammen in Auftrag, dadurch spart ihr Kosten ein!

Analoge Hochzeitseinladungen sind zwar häufig mit mehr Arbeit verbunden, hinterlassen jedoch einen positiven Eindruck bei euren Gästen und geraten vielleicht auch weniger in Vergessenheit als eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht. Diese ist zwar schnell verschickt, aber umso höher ist das Risiko, dass sie nicht die gewünschte Beachtung findet.

Für analoge als auch digitale Einladungskarten gibt es etliche Möglichkeiten und Anbieter, die sogar das Verschicken für euch übernehmen!

Ob Hochzeitsplaner oder alternativ einen Trauzeugen – ein Ansprechpartner gehört auf die Einladungskarte

Habt ihr selbst ein kreatives Händchen und lasst euch beim Basteln der Einladungskarten von Freunden und Familienmitgliedern helfen? Oder beauftragt ihr dafür lieber jemand professionelles, der sich zum Beispiel mit Kalligrafie auskennt?

Ein Hochzeitsplaner greift euch in jedem Fall auch bei diesem Unterfangen unter die Arme und kennt erfahrungsbedingt diverse Dienstleister. Er kann zudem Ansprechpartner für alle individuellen Anliegen eurer Gäste sein, um euch bei der Organisation zu entlasten. Schreibt den von euch auserkorenen Ansprechpartner – ob Hochzeitsplaner oder alternativ einen Trauzeugen – in Rücksprache direkt als Ansprechpartner auf die Einladungskarten und sorgt dafür, dass die Verantwortung eines reibungslosen Ablaufs nicht allein auf euren Schultern lastet!

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